企業の移動課題に応えるGO│産業経済新聞の移動課題とGO BUSINESS│GO BUSINESS《ゴービジネス》

CASE2 産業経済新聞社×GO

タクシー利用から
経費精算まで
従業員の移動に関わる
あらゆる負担を軽減

タクシー利用頻度が多く、配車スピードが問われるシーンも多いマスコミ業界。
現場も経理も負担の多かったタクシーの経費精算プロセスが改善された、
産経新聞社様の導入事例をお伺いしました。

左：産業経済新聞社経理本部経理部

石田光史様

中央左: 産業経済新聞社
メディアビジネス局
プロモーションユニットプロモーション1部

谷岡奈里実様

中央右: 産業経済新聞社経理本部
経理部次長

山内佑興様

右: GO株式会社 GOアプリ事業本部
法人事業部法人CSグループ

染矢真衣

正確で具体的な利用履歴が確認でき、ガバナンス強化に

経理部のお困りごと

少人数で多くの社員の経費精算を迅速かつ正確に処理する必要があり、確認作業に時間と手間を要していた。また、経費精算は利用者主体での起票が必要なため申請が間に合わないこともあったりと、適切な経理運用をするのに苦労していた。

正確かつ具体的な利用履歴が確認できるため、適正な利用に繋げるための動きができ、ガバナンス強化に繋がっている。経理部主体で経費精算が進められるため、適切な内容・期間で経理運用ができるようになった。

石田様 / 産経新聞社経理本部経理部

月に3,000件ものタクシー利用データを少人数で回す必要がある中で、雑な処理は絶対にあってはなりません。『GO BUSINESS』導入後、タクシー経費に関しては一括管理ができるようになり、適正な経理運用に向けることができています。部署間の「経費」に対する意識の違いが課題でしたが、申請業務が効率化されたため、各部門と経理部の関係性も良好になったように感じています。

利用者のタクシー経費処理が不要になり負担が軽減

現場のお困りごと

メイン業務に加え経費精算処理を行わなければならず、利用者の負担となっていた。忙しさに追われ、経費処理が遅れがちになることも。タクシー利用が多い中、経費精算時まで1件１件の利用内容を覚えておくのも大変だった。

経理部主体で経費処理してもらえるため、利用者のタクシー経費精算に関する負担が軽減。経費申請期間を気にしたり、利用内容を覚えておくといった、経費処理に関する様々なストレスから解放され、本来の業務に注力することができるようになった。

谷岡様 / 産経新聞社メディアビジネス局プロモーションユニットプロモーション1部

1ヶ月に最低10件以上はタクシー利用の機会があります。タクシー以外の領収書も合わせると1回の出張で20件など、とても多くの領収書が発生し、その経費精算を全て現場で行う必要があるため、タクシー経費処理だけでも手間がなくなったのはとても助かっています。経費精算以外でも、タクシー予約の手間が少ないことや待ち時間の無駄がなく手配できる点等、スマートなタクシー手配ができるのも便利です。

タクシーアプリ『GO』の
法人向けサービス
『GO BUSINESS』で
タクシー周りのDXを

CASE2.
産業経済新聞社の活用事例

資料ダウンロード

「現場の経費申請」「経理の締め業務」
部署間での経費に対する意識の違い

『GO BUSINESS』を導入した背景を教えてください。

経理石田様

当社は産経新聞に代表されるメディア事業や、展覧会などのイベント事業を行なっていて、記者や営業担当者など移動をする機会のある社員が多い会社となっています。

私と次長の山内が所属する経理部は東京で、1,000名を超える社員の経費精算を担当している状況です。少ない人員なため迅速な対応が求められますが、間違いがあってはいけないので、十分に目を通して丁寧に処理もしなければなりません。

一方、記者・営業担当者側ではタクシー利用をした際には、会計システム上に記録された利用データから伝票を作成し、その伝票に基づいた領収書を用意して管理部に提出する必要があります。

現場の社員はメイン業務があり、その忙しい中で行う経費申請の作業は負担となり、どうしても遅れがちになってしまいます。それに対して経理部としては、各期間内に利用された経費は正しい会計期間の間に経費化させて欲しいと考えます。

そういった課題がある中で経理DXの一環として、経費精算を正確かつ効率的に進める仕組みを築くために、タクシー管理システムの導入検討が始まりました。

求めたのは経理業務への親和性と
現場のニーズを満たせるタクシー手配の迅速性

『GO BUSINESS』が選ばれた理由は何でしたか。

経理山内様

選定基準として、料金感がイメージと合うかという視点が前提にあったうえで、利用できるタクシー数が重視されました。

サービスを導入しても周囲に呼べるタクシーがなかったり、到着するのに時間がかかるのだったら、あまり意味がありません。その点、『GO』タクシーでは本社のある大手町周辺はもちろん全国的にも配車数が増えてきていました。

その他、ペーパーレスや電子帳簿保存法に対しても『GO BUSINESS』の機能によって対応できることも期待に沿っていたと思います。

経理石田様

特にマスコミ業界は、1分1秒を争うような事件があればすぐに現場に行かなければならず、そこでタクシーを早く確保して現場に到着できないと、新聞社としての使命は果たせません。

『GO』アプリを見ると、『GO』タクシーが周辺地域で多く走っていて、依頼すれば待ち時間少なく迎えに来てくれることが分かりました。

経費精算プロセスの変革と、移動の効率化が実現

『GO BUSINESS』を導入することでどのような課題が解決されましたか。

経理石田様

『GO』タクシーで利用した経費について、履歴は『GO BUSINESS』に自動で連携され、請求書一括払いとなることから経費申請の必要もなく、経費計上が円滑に行えるようになりました。

これまでは経費利用をした人の起票を待つという時間が発生していましたが、そうではなく経理部が始点となり、経費処理を始められるようになったことは、経理業務を遂行するうえで非常に大きいです。

『GO』タクシーの導入に対して、営業や編集の部門の社員からも「配車が早くて便利だ」「伝票の起票がしなくて楽になった」といった声も挙がっていて、現場の利便性が上がっていることをひしひしと感じています。

営業谷岡様

営業活動をするうえで、会食・打ち合わせ場所や、イベント会場の往復などタクシーは欠かせない手段です。お客様や世の中に対する価値提供に集中するためには、移動に関わる時間は効率化したいと思っています。

『GO BUSINESS』が導入されたことで、タクシー利用時には起票作業をしなくて済むようになりました。また、タクシーが必要なシーンで事前の予約の手間や、待ち時間の無駄なく手配できるのも便利です。

タクシーアプリ『GO』の
法人向けサービス
『GO BUSINESS』で
タクシー周りのDXを

CASE2.
産業経済新聞社の活用事例

資料ダウンロード

ガバナンス強化に繋がる
『GO BUSINESS』

乗車履歴が
リアルタイムに、
より詳細まで確認可能

経理石田様

管理画面上で乗車履歴が一括で管理されていて、指定した期間の乗車時間・降車時間・金額など全てリアルタイムで確認できるのが便利です。

これまでよりも具体的なタクシー利用履歴が分かるようになったので、チェック作業が効率化されました。

CSV出力したデータは加工後、その内容を現場の管理部に共有し、確認や注意出しを行なってもらっています。

管理部との連携は、経費が適切に利用されている状態を作るうえで重要な要素です。管理部としても、予算管理をするためには『GO』タクシーの利用履歴は欠かせないデータとなります。

経理山内様

『GO BUSINESS』が導入されたことで業務の無駄がなくなり、その分の時間を有効に活用できるようになりました。

例えば、経費の利用データを1件1件確認する作業に時間を取れるようになったことで、精算の精度を上げられるようになるなど、さらなるガバナンス強化に繋がっています。

なお、ガバナンス観点だと『GO』タクシー利用のアカウント付与は経理部が管理するルールとしています。どの社員にも付与されると、不正利用の頻度は上がってしまいます。

そのため、必要な社員かどうか判断し、タクシー利用制限をすることにより、適正な利用が担保されるようにしています。

染矢 / GO 法人事業部

乗車履歴は、期間や対象グループを条件設定することで表示を絞ることができます。
複数の管理グループがある場合には対象を絞ることも可能です。
また、乗車メモからは利用目的等の確認ができます。
CSV出力にも対応しているので、データ分析・管理等にお役立ていただけます。

申請業務が効率化され、現場と経理の関係性も良好に

業務改善にどの程度、役立っていますか。

経理石田様

これまでタクシー利用時にはコーポレードカードが使われていましたが、経費処理の進行開始は、利用者側の起票作業に委ねられるため、その運用を変えていきたいと考えていました。それが『GO BUSINESS』の導入後、タクシー利用におけるコーポレートカードの使用が以前の3分の1程度となり、起票関連の事務手続きが減りました。

現場担当者の方で「経費処理の起票作業が大変で面倒だから、後回しにする」となると、経理部門では適切な経費の運用ができずに負担になるといった、負の連鎖を断ち切れました。

最終的に、現場の各部門と経理部との関係性も良好になったように感じています。営業や取材で忙しい中での起票作業について、同期から不満を漏らされていたことがあり、その重荷を減らせるようになりました。

営業谷岡様

営業担当だと移動のために、タクシーは1ヶ月に最低5回は利用し、出張があった月は合わせて15枚程度の領収書が溜まることもあります。日中は忙しいため、起票の処理についてはどうしても月末などに残業してまとめて行わなければなりませんでした。

乗降車地は全て覚えているわけではなく、ひとつひとつ思い出したり調べたりするとなると、1件あたり5分はかかり、枚数が多ければ多いほど負担となります。『GO』タクシーを利用した場合、それらを一切しなくて良くなるのはありがたいです。