月2,000枚のタクシー領収書を請求書1枚に――『GO BUSINESS』が経理DXの「100点満点のサービス」である理由

インボイス制度が引き金に。月2,000件の領収書対応で社員から悲鳴が上がった

まずは今川さまのご経歴と、現在の資金部での役割について教えてください。

今川さま　2003年に野村不動産へ入社し、最初はマンションの販売や用地仕入れを担当していました。2010年に経理部へ異動して決算業務を担当後、2015年から現在の資金部に所属しています。最初は銀行からの資金調達や出納業務などに従事しました。

2019年から、会計基幹システムを自社開発システムからパッケージシステムに切り替えるプロジェクトに参加したことをきっかけに、現在まで出納周りのシステム導入や運用推進を担当しています。経費精算をはじめとする経理業務の効率化を進めるのが私のミッションです。

野村不動産さまといえば、やはり業務において社員の皆様の移動は多く発生するのでしょうか？

今川さま　そうですね。不動産業は土地や建物といった「モノ」を見なければ始まらないビジネスなので、物理的な人の移動が非常に多いのが特徴です。お客様を現地にご案内する営業部門はもちろん、土地を仕入れる部署も売主様・仲介業者との面談や物件調査等で頻繁に外出します。

移動手段は主に電車ですが、駅から離れた物件や物流倉庫などに移動する場合、タクシーが不可欠です。グループ全体で見ると年間のタクシー利用は約10万件にものぼります。当社だけでもタクシーの利用は月2,000件を優に超えます。

2,000件！膨大な量ですね。

今川さま　従来は、社員に持たせている法人カードの利用明細データを経費精算システムに自動連携させることで、タクシーの領収書（※3万円未満に限る）の添付を不要とする運用を行っていました。これは社員からも好評で、皆この仕組みを活用していたんです。

しかし2023年10月に開始されたインボイス制度によって、法人カードの連携データを使った場合でも領収書の添付が必須となりました。運用しやすい経費精算のルールがかつての領収書画像を添付する運用に戻ることで、現場からは悲鳴が上がりました。その状況に危機感を覚えたことが、『GO BUSINESS』導入の直接のきっかけです。

決め手は「承認レスなのにガバナンスが効くこと」。監査部も認めた革命的な仕組み

待ったなしの状況で、『GO BUSINESS』に白羽の矢が立ったのですね。他のサービスとも比較検討はしたのですか？

今川さま　いえ、実質『GO BUSINESS』一択でした。サービス自体の認知度が高いこと、利便性が非常に高いことなどが主な理由ですが、それ以上に注目したのは『ガバナンス面が格段に向上する点』です。

『GO BUSINESS』は乗降時間が分単位で記録され、どこからどこまで乗ったのかという乗降場所もデータで正確に残ります。『GO BUSINESS』の請求書払いを活用すれば、領収書1件1件の確認・承認が不要になるだけでなく、タクシー利用を可視化し不適切な利用を抑止できると考えました。

通常、経費精算の承認プロセスの簡略化といった効率重視のシステム導入は、監査部から懸念の声が上がりがちです。しかしこの仕組みを説明したところ、むしろ監査部から『これはすごい！革命的だ』と高く評価されました。

業務効率化とガバナンス強化は、トレードオフの関係になりがちでバランスが非常に取りづらい要素だと思います。その中で、監査部の皆様からも歓迎されたのは非常に心強いですね。

今川さま　社員向けの説明会でも、『監査部やコンプライアンス部からもお墨付きをもらったサービス』とアピールできたので、導入は非常にスムーズに進みました。

導入はどのように進めたのですか？

今川さま　全社一斉ではなく、利用頻度の高い部署からスモールスタートで導入していきました。当社のルールでは、タクシーはあくまで電車が使えない場合などに利用する『特別な手段』と位置付けられています。全社員に『どうぞ使ってください』と大々的に案内するのは、本来の趣旨と少し違うなと考えました。

たとえば年間10件もタクシーを利用しないような部署にまで導入を働きかければ、利用を促進しているように見えかねませんし、管理コストにも見合いません。『この月はこの部署まで声をかけよう』という流れで、優先順位をつけて段階的に広めていきました。

社員の皆様の反応はいかがでしたか？

今川さま　導入部署からは続々と、『これはいい！』という絶賛の声があがりました。その評判を聞きつけた他部署からも、「うちも入れたい」というリクエストが届くようになり、社員同士の口コミで評判が広がり、爆発的に導入が広がっていきました。

わずか半年で、約70部署、全社員の4割が利用するまでに普及しました。

順調に導入が進んだのですね。『GO BUSINESS』の運用で工夫していることはありますか？

今川さま　請求書の扱いです。『GO BUSINESS』は部署ごとに請求書を分けることもできますが、当社ではあえて全部署分を1枚にまとめて発行し、資金部で一括して処理する形にしました。

もし70の部署に請求書を回すと、今度は各部署でその請求書を処理する事務担当者が必要になります。そうなると、現場の営業担当者は楽になったのに、事務担当者の負担が増えるという事態になってしまう。それを避けたかったのです。

現場の社員だけでなく、事務担当者の負荷も考慮したのですね。

今川さま　はい。実は『GO BUSINESS』によって、運用を担当している私たち資金部の負担は少しだけ増えているんです。それでも『面倒なことは全て資金部が引き受けます』と宣言することで、社内をまとめやすくなりました。

『GO BUSINESS』の導入により社員の経費精算の手間が0となる一方、実は私たち資金部の手間は少し増えています。ただ、全社で見れば圧倒的に生産性が上がっているわけですから全く問題ありません。

現場からは「最高！」の声。10年越しのグループアワード受賞も達成

導入後の効果について、どのようなインパクトがありましたか？

今川さま　月2,000件のタクシー領収書の申請・承認作業がゼロになったということで、ストレスからの解放は絶大でした。現場の社員からも『最高！』『本当に助かった！』と感謝の声が多数届きます。資金部には10年以上いますがこんな経験は初めてです。

また、『GO BUSINESS』のおかげでガバナンス面も大変強化されました。乗降記録が可視化されるようになったことで不正が発生しにくい環境が整い、導入以降は目立った問題も起きていません。経費精算の際、領収書は写真撮影して申請していたので、同じ領収書を重複して申請するミスも稀に発生していましたが、それも解消されました。

加えて、『GO BUSINESS』によって前月分のタクシー利用をタイムリーに計上できるようになりました。当社には経費利用日から1ヶ月以内に精算するルールがありますが、日々の業務に追われて、領収書を溜め込んでしまう……という社員も少なからず存在しました。しかし、『GO BUSINESS』では利用月の翌月に必ず請求書が届くため、これを基に会計処理を機械的に進められます。その結果、経費精算の遅延が解消され、より適切な会計処理ができるようにもなりました。

現場は経費精算の手間から解放され、ガバナンスも強化され、会計面でもメリットが多いなど、『GO BUSINESS』はどの部署にとっても100点のサービスだと感じています。

こうした成果は、野村不動産ホールディングスが毎年開催しているグループアワードの受賞にもつながりました。このアワードはグループ全社員約8,000名が応募でき、私も10年間さまざまな取り組みで応募してきたのですが、一度も受賞できませんでした。

今回、交通系ICカードの電車などの乗車履歴を経費精算システムに自動連携する仕組みと『GO BUSINESS』によるタクシー経費精算のDX化を合わせた「年100万件の経費DX」というテーマで応募したところ、初めて受賞することができたんです。

10年越しの悲願達成、おめでとうございます！受賞の決め手は何だったのですか？

今川さま　経理DXは経理部内の業務改善に留まっていては十分ではなく、全社にどれだけインパクトを与えられるかが重要です。その点、今回のテーマは経理業務に関わるメンバーが楽になったのではなく、全社の生産性を底上げできたという点が評価されたのだと考えています。

「守り」から「攻め」へのバックオフィス変革が会社を変える起爆剤となる

今回の取り組みは、バックオフィス部門が全社の変革を主導できたという素晴らしい事例だと思います。

今川さま　ありがとうございます。私はもともと事業部門の出身なので、売上を創出する現場の社員の業務負担を軽減し、本来やるべき仕事に集中できるようにしたいという意識が強くありました。特に経費精算は『最も不人気な業務』というアンケート結果を見たことがあります。

事業において付加価値を生まない経費精算業務は、誰もやりたくないものです。そうした仕事は、どんどんサービスやテクノロジーに任せるべきだと思います。『GO BUSINESS』や他の経理DXサービスを導入したことで、現場だけではなく資金部も単純作業から解放され、部内の雰囲気はとても良くなり、また生産性のある業務に人的リソースを配置することができました。

素晴らしい変化ですね。最後に、同じようにバックオフィスから会社を変えたいと考えている他社の担当者様へ、メッセージをお願いします。

今川さま　ぜひ、自分たちの部署の効率化だけを考えるのではなく、全社の生産性向上という視点を持ってもらえればと思います。DXの推進で自分の仕事がなくなることを恐れる必要はありません。むしろ、付加価値のない仕事から解放されることで、人はもっと創造的な仕事に取り組めるようになります。

私たちは、現場との壁をなくすことで、初めて感謝されるという体験を得られました。経理は「守り」の仕事だと思われがちですが、決してそんなことはありません。「攻め」の姿勢で会社に貢献すれば、今とは違った形で会社や現場から感謝を得られる可能性もあります。『GO BUSINESS』のような優れたサービスをうまく活用して、ぜひ会社全体の変革に挑戦してほしいです。

• 掲載内容は取材当時の情報です。