電話も、乗車確認も、紙もいらない。役員・管理職が自分で呼べる、新しいタクシー運用へ

代理手配と紙の精算が生んでいた手間と業務負担

トーヨーカネツさまでは、現在どのように『GO BUSINESS』を利用していますか？

奥村さま　役員や管理職の業務上の移動が中心です。本社から近郊への移動に加え、出張先のホテルや最寄りの駅から物流センターへ向かう際にもタクシーを利用しています。私の場合、駅から顧客先までタクシーで片道30分ほどかけて移動することもあります。

会食や会合など、利用する場面はさまざまですが、いずれも時間厳守が求められる移動です。だからこそ、必要な時間に確実に手配できることが何より大事なんです。

『GO BUSINESS』導入前は、その手配をどのように行っていたのでしょうか。

奥村さま　以前は、各部署の事務担当者が依頼を受け、タクシー会社へ電話で手配していました。複数の担当者が連携しながら、役員の移動を支える運用だったんです。

タクシーの手配は、車両を呼んで終わりではありません。車両が指定した時間・場所に到着したか、利用者が無事に乗車できたかまで確認する必要がありました。そのため、担当者が玄関まで出向いてタクシーの到着を待つこともあり、手配だけでなく、乗車までの確認にも時間を要していました。

コロナ禍では、接触を避けるためにタクシー利用が増え、担当部署では毎日のように電話での手配が発生していました。社内からの手配依頼は主にメールか電話。ほかの業務の最中に連絡が入れば、その都度手を止めてタクシーを手配し、到着時刻には席を離れて対応する必要がありました。こうした対応が積み重なり、担当者にとって大きな業務負担となっていました。

手配だけでなく、経費の精算にも手間がかかっていたのでしょうか？

奥村さま　当時は紙のタクシーチケットによる管理が中心でした。月末になると、担当者のもとに使用済みのチケットと請求書がまとめて届きます。そして、チケットに手書きされた「利用者・利用日時・利用区間」といった情報を一件ずつExcelに入力し、さらに社内の経理システムへ入力し直していました。紙と複数のシステムを行き来する手作業が多く、担当者も大きな負担を感じていたと聞いています。

承認する側も、細かな利用明細が並んだリストを一件ずつ確認しなければなりませんでした。手配から精算、承認まで、多くの人手と時間を要する運用だったと感じています。

直感的な操作性で、段階的な導入を実現

そこから、『GO BUSINESS』を導入した経緯を教えてください。

奥村さま　きっかけは、新たに業務を引き継いだ担当者が、紙のタクシーチケットを前提とした運用を目の当たりにし、「より効率的な運用に変えていきたい」という想いを強く抱いたことです。

また、海外からのお客様の移動に紙のタクシーチケットを利用いただいた際、仕組みが分かりにくく、戸惑われる場面もありました。そうした様子を目にするなかで、お客様にも、もっと分かりやすくスムーズに移動いただける仕組みが必要だと感じていたんです。

担当者は普段から『GO』アプリを利用しており、『GO BUSINESS』の広告を見て、紙のタクシーチケットに代わる仕組みとして活用できるのではないかと考え、問い合わせました。他社サービスとも比較したうえで、操作性と使い勝手を評価し、『GO BUSINESS』を採用しました。

奥村さまは、新しいツールへの抵抗はありませんでしたか？

奥村さま　抵抗はありませんでした。海外出張時にも配車アプリを利用する機会が多く、私自身が操作に慣れていたためです。『GO BUSINESS』は操作が直感的で分かりやすく、ツールに不慣れな人でも比較的利用しやすいと感じました。

現在、社内ではどのように『GO BUSINESS』を利用していますか？

奥村さま　現在は役員・管理職の約20名がアカウントを付与され、それぞれが必要に応じて自分でタクシーを手配しています。まずは役員・管理職で利用し、自社の運用にマッチするかを確認したうえで、対象を段階的に広げる進め方を採用しました。

サービスの機能が優れていても、それが自社の業務や運用に合うかどうかは、実際に使ってみなければ分かりません。役員・管理職で効果と運用面を確認し、その後、営業部門などへ展開することで、無理のない定着につながると考えています。

紙からデータ管理へ。手配・精算業務の負担を大幅に軽減

利用者としては、どのような点が便利になりましたか？

奥村さま　利用者が必要なときに自分でタクシーを手配でき、業務上の移動がよりスムーズになりました。しかも、利用料金は会社への請求となるため、降車時に支払いをする必要がありません。紙の領収書を受け取って保管し、経費精算時に添付する手間がなくなったことも大きな変化です。

特に助かっているのが、タクシーが少ない時間帯やエリアでの手配です。例えば、朝の時間帯は、最寄り駅のタクシー乗り場にタクシーがいない場合でも、『GO BUSINESS』のおかげでタクシーを手配できた、というケースが何度もありました。

『GO BUSINESS』では利用者にプラチナステータスが付与されるため、タクシーが手配されやすくなる点も、車両の少ないエリアへ向かう機会が多い当社にとって心強く感じています。

経費精算の業務は、『GO BUSINESS』導入後にどう変わりましたか？

奥村さま　これまで必要だった手作業の多くが不要となりました。現在は管理画面に、利用日時・乗降車地・金額などがデータとして記録されます。担当者による日々の確認も、短時間で行えるようになりました。

以前は紙ベースでそれぞれの情報を管理しており、利用内容を確認するために電話で問い合わせることもありました。『GO BUSINESS』により、管理画面で利用実績をすぐに確認できるようになった現在は、紙のリストを一件ずつ確認していた頃と比べ、業務の進め方が大きく変わったと感じています。

2つの恩恵を活かしながら、利用者を拡大していきたい

今後の展望を教えてください。

奥村さま　今後は、タクシーを利用する機会の多い営業部門への展開を検討したいと考えています。営業担当者は訪問先が毎回のように変わり、タクシーを使う場面も少なくありません。利用者が増えても、一人ひとりの利用実績をデータで一元管理できるため、利用規模が拡大しても、効率的な管理を継続できると考えています。

経費精算業務を担当するメンバーとも相談しながら、今後の方向性を検討していきたいです。

今後利用者が拡大するのに合わせて、「こんな機能もあったら嬉しい」といったサービスへの要望はありますか？

奥村さま　雨の日や夕方の帰宅ラッシュなど、タクシーが手配しにくい状況を知らせてくれる予報機能があると便利だと思います。

また、AI音声で手配できる機能など、より簡単にアプリを操作できる仕組みにも期待しています。利用者の習熟度にかかわらず、自然に使えるサービスになることで、さらに利用が広がると考えています。

さまざまなアイデアをありがとうございます。最後に改めて、『GO BUSINESS』の良かった点をお聞かせください。

奥村さま　利用者自身が簡単にタクシーを手配できる利便性と、利用日時や乗降車地などの情報が客観的なデータとして残る管理のしやすさの2点です。この2つの価値を活かしながら、利用頻度の高い営業部門にも『GO BUSINESS』を広げていきたいです。