タクシー手配DXが生んだ業務変革。秘書業務の高度化と生産性向上へ

“手配できない”は許されない。役員秘書が抱えていた時間との戦い

老川さまの現在のご担当業務と、タクシーの利用シーンについてお聞かせください。

老川さま　私はグループ経営管理本部の総務・秘書課に所属し、あすか製薬ホールディングス株式会社とあすか製薬株式会社、双方の役員のスケジュール管理や調整、移動手配を担当しています。担当する役員はおおよそ20名ほどです。

タクシーの主な利用シーンは、外部会議や会合、会食などが中心になります。役員によっては社用車も使用するため件数自体はそれほど多くありませんが、一件一件の重要度が非常に高いのが、タクシー手配の大きな特徴です。

秘書の仕事は、役員の時間価値を最大化することに尽きます。だからこそ、最適なタイミングでの手配や細かな気配りが欠かせません。

お話を聞いているだけで、タクシー手配にかかる相当な重圧を感じます。『GO BUSINESS』導入以前、手配の業務にどのような課題がありましたか？

老川さま　当時は電話での手配が中心で、一部は他社のウェブ配車サービスも使っていました。ただ、日によっては予約が取れず、断られてしまうこともありました。

特に、空港方面など、遠距離の移動ではなかなかタクシーを手配できないことがしばしばありました。

それは焦りますね……。

老川さま　そうですね、手配できる・できないは私たちにとって死活問題ですから（笑）。雨はもちろん、雪や台風の日は、とくに手配が困難でした。秘書歴は10年以上になりますが、あのストレスは、今思い返しても相当なものでした。

紙のタクシーチケットが生んでいた精算のひと手間

経費精算の面では何か課題はありましたか？

老川さま　タクシーチケットが主流だったので、使用済みのチケットを紙に貼って可視化し、届いた請求書と一件ずつ目視で照合していました。手書きのチケットで、文字が読みにくいということもありましたね。紛失や申請漏れもあり、確認に多くの手間がかかっていました。

こうした従来の業務に効率化の必要性を感じ、どこかにいいサービスがないかと日々探していたところ、2022年頃に『GO BUSINESS』のWebサイトを見つけました。そしてサービスをひと目見て、「これが実現したら、今抱えているストレスが一気に解消されるのではないか」と感じたのです。

タクシーを手配しやすくなることと、経費精算業務の効率化。この2点に強く惹かれて、ほぼ一択で上司に導入の提案をしました。

IT・DXを担当される藤崎さまは、導入をどう受け止めましたか？

藤崎さま　定型化されている業務でも、その裏には見えない手間がたくさん隠れているものです。それをツールで効率化して、空いた時間で別の、より付加価値の高い仕事に取り組んでもらう。そういう発想を常に持って仕事をしているので、導入には大賛成でした。

「誰が手配しても同じ品質」。属人化からの解放が生んだ余白

導入後、業務にはどのような変化がありましたか？

老川さま　現在は、役員のスケジュールを常にチェックしつつ、担当秘書がWeb代理配車で手配しています。本社からの出発時は受付と連携して、配車画面でリアルタイムに到着状況を確認しています。乗車が完了するまでは必ず見守るようにしています。

タクシー手配や経費精算にかかる時間は、電話やタクシーチケットでの精算をしていた頃と比べて、体感で1/10くらいになりました。電話をかけ続けていた時間や、チケットを貼って経費精算の処理をしていた時間を考えれば、それくらい変わったと思います。

最近では、役員が「この用件が終わったら自分でタクシー呼んで移動するから大丈夫」と、ご自身で手配されることも増えてきました。それも相まって、秘書業務の負担はだいぶ軽減されましたね。

利用する側である小林さまから見て、導入後の変化はいかがですか？

小林さま　「雨の日や混雑する日でも、時間どおりにきちんと来てくれる」ことがもたらす安心感は計り知れません。手配してくれる秘書のメンバーへの信頼はもちろんですが、サービスそのものへの信頼も厚くなりました。

老川が言うように、私も最近では自分でタクシーを呼ぶことが増えました。予定が終わったタイミングで、自分でさっと手配して次へ向かう。以前なら考えられなかったほど、手配が便利になったと思います。

利便性が非常に良くなったのですね。

老川さま　私の視点からみて、特に『GO BUSINESS』で効果を実感しているのは、タクシー手配に関して、一定のクオリティが保てるようになったことです。電話が繋がらない時や緊急時には受付に依頼することもあったため、以前は手配の進め方や品質に、担当者の技量によるばらつきが生じることもありました。

それが、『GO BUSINESS』を使えば誰が手配しても一定の品質を保てる。「特定の人にしかできない仕事」から解放されるのは、本当に大きな効果だと思います。

山田さま　以前は、特定の担当者の経験やノウハウに依存する部分もありましたが、現在は誰でも同じ品質で手配できる環境が整いました。結果として、担当者が休暇を取得しやすくなるなど、働き方の面でも良い変化が生まれています。

経費管理やガバナンスの面ではいかがですか？

老川さま　利用履歴が可視化されることで、利用状況の確認や管理がしやすくなりました。これまで確認に手間がかかっていた部分も把握しやすくなり、領収書の紛失や申請漏れもなくなりました。内部統制や監査対応を、トータルでフォローしてもらっている感覚です。

利用する側も、役員やゲストは降りるだけで精算が完了するので、ストレスがありません。最近では、ゲストの方にタクシーを手配したとき、「降りるだけでいいから楽だね」と喜んでいただくことも増えました。関係する全員に、メリットが届いているのを実感しています。

タクシー手配のDXが、秘書の働き方を変え、より価値ある仕事へ

『GO BUSINESS』の導入は、単なる業務効率化にとどまらず、皆さまの働き方にも変化をもたらしたのでしょうか。

老川さま　はい。タクシー手配を仕組み化できたことで、単に手配の時間が減っただけでなく、自分の仕事の幅を広げるきっかけにもなりました。実際、私は秘書業務以外の、経営企画の業務やDX推進といった領域にも関わることができています。

藤崎さま　DXの目的は、単なる利便性向上ではなく、その先で「働き方を変える」ことにあると思います。そして、身近な業務からDXによる効率化を体験することで、自分の仕事のあり方が丸ごと変わることもある。今回の『GO BUSINESS』はまさに、現場が変わるきっかけになっていると感じます。

山田さま　タクシー手配という身近な業務のDXが成果を生んだことで、「業務は変えられる」という意識が組織全体に広がりつつあります。一人ひとりが効率化の効果を実感することが、DXを特別な取り組みではなく、日常的な改善活動として根付かせるきっかけになっていると感じています。

そして、業務効率化によって創出された時間を、より付加価値の高い業務へ振り向けられることも大きな成果です。人的資本の活用や生産性向上の観点からも、こうした積み重ねは重要だと考えています。

時間どおりに来て目的地まで運んでくれる圧倒的な安心感

タクシーの利用者である小林さまにとって、『GO BUSINESS』はどのような存在になっていますか？

小林さま　ひと言で言えば、移動に関するストレスが、『GO BUSINESS』によって大部分が消えました。従来のタクシー手配では、うまくタクシーを手配できない、手配してもいつ来るかわからないなど、いくつも問題を抱えていました。

今はそうしたことが全くない。手配したとおりにタクシーがやって来て、きっちり目的地まで連れて行ってくれる。その確実性が、日々の仕事の土台になっています。

ご多忙な皆さまの移動をストレスフリーにできていると聞いて、安心しました。最後に、導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

老川さま　役員の時間価値を最大化し、経営判断に集中できる環境をつくることが、秘書の最優先事項だと考えています。その点、『GO BUSINESS』はタクシー手配の不安を軽減し、精算も楽にしてくれる、十分すぎる機能を備えています。

何より、業務効率だけでなく心理的な負担が大きく軽減されました。手配を仕組み化することで、より本質的なサポートや、他部門の業務にまで力を発揮できるようになるという点で、サービス導入を自信を持っておすすめします。

最後に、『GO BUSINESS』が私たちの要望を頻繁にヒアリングしてくれる丁寧さと、サービスへ反映してくれるスピード感にはいつも驚かされています。これからも、私たちの業務を支えてくれるパートナーとして、さらなる進化に期待しています。