『GO BUSINESS』導入後、タクシー経費に関する業務を約20時間削減。利用目的が不透明なタクシー乗車の抑止にも

月300枚のタクシー領収書にかかっていた経費精算時間は会社全体で約20時間

『GO BUSINESS』導入前、タクシー利用に関してどのような課題を抱えていましたか？

楠さま　経費精算における時間的なコスト、心理的な負担・金銭的な負担が課題になっていました。以前は、タクシーを利用した社員が直接、経理に領収書を提出していたのですが、必要な情報は領収書の裏に手書きするというアナログな手法をとっていたため、利用者も管理者も無駄に時間を取られていました。裏書きする内容は、利用者名・乗降地点・利用目的だけですが、基本的に降りたらすぐに撮影準備に取り掛かるため書き込むのは後回し。夜な夜な作業をしながらある程度領収書が溜まったところでまとめて書こうとすると、「このときは何の撮影をしたんだっけ？」と思い出せないことも多々あります。しかも、うっかり記入漏れの領収書を提出する人もいるから、管理する側は確認して差し戻し作業も必要でタクシー経費の精算作業に2〜3時間はかかっていました。月に300件前後のタクシー利用があり、1枚あたり3分かかったとして、申請者は毎月15時間もの時間をタクシーの経費申請に要していたことになります。利用者・管理者あわせると会社全体で約20時間かかっていました。

300件もの利用があるとなると、タクシーをよく使う方は立て替えも大変ですね。

楠さま　そうなんです。よく使う方は毎月数万円ほど立て替えることもあったので、金銭的負担は相当なものでした。しかも、自分自身、制作に携わっていた当時を振り返ると、時間的制約があるなかでの仕事なのでその日のうちに裏書きする余裕がなく、結果、何の案件で利用したかを思い出せずに経費精算を諦めるという心理的な負担もありました。自分のように泣き寝入りしていた社員がいたかはわかりませんが、『GO BUSINESS』はタクシーをよく使う社員からの提案で導入したので、少なくとも、「もっと自分たちの負担を減らしてほしい」という思いはあったのだと思います。

導入前、『GO BUSINESS』のどのような点で課題を解決できそうと感じられましたか？

楠さま　『GO BUSINESS』のタクシー広告を見て社員から提案をしてくれたのですが、概要だけ伝えてくれたので、まずはサービスについて詳しく知るためにwebサイトを確認しました。すると、請求書払い可能で、乗車区間のメモもできることがわかり、「立て替えによる金銭的負担」「乗降地を思い出せない心理的負担」などを解消するためにぴったりのサービスだと確信しました。手数料はかかりますが、手数料以上に導入メリットが大きいと考えました。そこで、まずは導入を提案してくれた社員を含めた数人の社員のみにID*を付与する形でテスト運用してみました。その結果、非常に便利なサービスだということが確認できたので、改めて全社員を対象にIDを付与して本格運用をスタートさせました。社員からするとタクシー経費精算に関するデメリットが大きく、早く導入して使いたいという声が多かったのでこちらから特に働きかけることなくすんなり使ってもらえました。

• IDとは…GOアプリでGO BUSINESSを利用するためには、「ビジネスID」と呼ばれる利用権限をタクシー利用者へ発行します。発行した「ビジネスID」と利用者のGOアプリアカウントを連携することによって、GO BUSINESSユーザーとしてタクシーを利用することが可能になります。

AI予約機能があれば早朝集合でも安心。Web代理配車でクライアントを手厚くサポートすることも可能

『GO BUSINESS』を導入したことでどんなメリットがありましたか？

楠さま  まず、経費精算時のメリットとしては、経費の打ち込み作業を大幅に削減できています。月の乗車件数と金額を一括で確認できるようになったのもよかったポイントです。作業時間としては計2〜3時間減らすことができました。タクシー利用者からは、その場で支払いしなくてよくなったことと、精算作業が楽になったことで、金銭的・心理的負担が減ったとの声が上がっており、計15時間の業務を減らすことができました。タクシー手配時のメリットでいうと、まず、AI予約機能で、予め組んでいるスケジュールの移動がしやすくなりました。早朝集合での撮影などで非常に助かっています。それと、Web代理配車機能も重宝しています。たとえば、撮影時に別行動しているクライアントのために手配していたりします。また撮影業務は機材が多いので、2台以上の複数台の配車が必要なときも多々あるのですが代理配車機能から複数台配車できるのも非常に使いやすい点です。

管理画面で乗降地を確認できるから、利用目的が不透明なタクシー乗車の抑止効果も期待できる

『GO BUSINESS』導入による、思ってもみなかった副次効果はありますか？

楠さま　乗車区間がわかるようになったことで、利用目的が不透明なタクシー乗車の抑止力になっているんじゃないかなというのはありますね。我々の業界はタクシー慣れしている人が多いので、時間に余裕があるときでもタクシーを使いがちなんですね。しかも、タクシーの領収書って書かれている情報が少ないから、誤魔化そうと思えばいくらでも誤魔化せますよね。その点、『GO BUSINESS』なら乗降場所が管理画面からもわかるので、秩序を保ちやすいと思います。

『GO BUSINESS』に改良を希望する点はありますか？

楠さま　誰がどれくらい乗っているのかを管理するためにダッシュボード機能があるとありがたいです。もうひとつは、サービスに関することではないのですが、車体を正面から見てもGOさんだとわかると、流しのタクシーをつかまえる際にも確実に『GO BUSINESS』を使えるので、別の領収書を出さなくて済むので助かります。