関係者の移動とその管理を大きく合理化。 使い慣れたアプリと、対応の速さが導入決定の決め手でした

タクシー利用とその管理業務で発生する課題を『GO BUSINESS』で改善

『GO BUSINESS』導入以前、タクシーの利用に関してどのような課題を抱えていましたか？

小倉さま　弊社でタクシーを利用する機会が多くなったのは5年ほど前からですが、当時はタクシーが必要な時に、毎回電話をかけて依頼していました。電話をかけるのに手間がかかるのはもちろん、迎えに来てほしい場所を口頭で説明するのもすごく面倒だったことを覚えています。
その後、『GO』の前身となったタクシーアプリ『JapanTaxi』アプリを個々人のタクシー手配手段の一つとしていたのですが、個人精算では乗車のたびに領収書を発行してもらい、経理が大量の事務処理をおこなわなければならないことが課題となっていました。また、片道2,000~3,000円程度の立て替えを毎回負担するのは、社員にとっても抵抗感が小さくなかったと思います。

課題解決のために、『JapanTaxi』の代わりとなる手段を模索していらっしゃいましたか？

小倉さま　「事後処理にかかる手間をなんとかできないものだろうか……」と思っていた矢先、『JapanTaxi』アプリ内の通知で事業統合によりタクシーアプリ『GO』がサービス提供開始となったことを知りました。そのときは既に竹野内豊さんのCMも展開されていて存在を認識していましたが、法人向けサービスである『GO BUSINESS』の説明も聞いてみて、非常に魅力があるサービスだとわかりました。

請求書払いにまとめることで経費処理の手間を大幅軽減。想像以上に導入はスムーズ

『GO BUSINESS』のどのようなところに魅力を感じたのですか？

小倉さま　一番魅力的だったのは、会社宛の請求書でまとめて後払いができる点です。従来のタクシー精算の課題が、乗車のたびに精算処理をおこなわなければならないことだったので、経理の手間が大幅に軽減されることはなによりも大きなメリットだったのです。さらに、導入までのスピードが迅速な点にも惹かれました。実は、他のタクシーアプリサービスも同時に導入しようかと検討していたのですが、『GO BUSINESS』の対応が最も早く、スムーズに問い合わせから導入まで進めることができました。導入前から『GO』を使っていた関係者も多く、『GO BUSINESS』のアカウントをアプリに追加するだけだったのも大きかったですね。

『GO BUSINESS』のアカウントIDを準備するだけでスムーズに使ってもらえるのか、などの不安はなかったですか？

小倉さま　本音を言うと、年配社員には難しいかもしれないと思ったのですが、ふたを開けてみたらそんなことはなく、一度使って仕様を理解すると誰もが問題なく使えることがわかりました。しかも、GOさんで用意してくださっているマニュアルもあったので、それを配布すればIDを発行した社員向けにレクチャーする必要もありませんでした。そもそも、最近はプライベートで『GO』アプリを使う人も多いし、みんな使い慣れているんでしょうね。実際、プライベート用と業務用とを切り替えながら使っている社員も多いです。ただ、切り替えを忘れると肝心の後払いが適用されなくなるので、切り替え忘れ防止のためにも、プライベートアカウントと『GO BUSINESS』アカウントでアイコンの色が変わるなど、今より分かりやすくなると、なおうれしいです。

プロジェクトに合わせたアカウント発行が可能。関係者の立て替え負担がなくなったことは大きい

IDは全社員に発行されているのですか？

小倉さま　全員ではありません。現状は10名に発行しています。弊社の仕事は、プロジェクトごとに5-10名前後のチームを組んで対応しているのですが、現在、主にタクシーを必要としているのは、最寄り駅から徒歩20分以上の移動が必要で、交通手段も限られているところでの業務を担当している7名のメンバーです。以前は、その施設専用のバス路線があったのですが、それが廃線になり他に交通手段がなくなったのが利用の背景です。利用方法ですが、基本的には出社など時間をお互いに合わせて、2台に分かれて乗車しています。最寄り駅から目的地までの移動は往復でおおよそ6,000円になるので、できるだけみんなで一緒に移動したほうがいいとの考えからですが、なかにはプロジェクトを兼任しているメンバーもいるので、日によっては個人でそれぞれタクシー利用をすることももちろんあります。いずれにしても『GO BUSINESS』であれば、立て替えのための現金等を事前に用意する必要もないので、全員快適に出退勤できています。加えて、私も含めて、業務上、タクシーを使うことが多い社員にもIDを発行していますが、後払いが可能なことには本当に助けられています。

『GO BUSINESS』導入前は、後払いができないことによる弊害を感じていたのでしょうか？

小倉さま　立て替えが前提となると、タクシーの利用を躊躇する社員は多かったです。クライアント常駐の関係者ですと、タクシー利用条件によっては、常に財布に多めのお金を入れておかなければいけないこともありましたし、クレジットカードでの支払いがOKといわれても、プライベートのカードで立て替えするのは抵抗感がある人もいますよね。『GO BUSINESS』を導入したことによって、関係者に金銭や事務的負担がかかることがなくなったことは、本当に大きな意義があったと思っています。

データ管理で、経費処理のミス防止に

管理する側からみてもメリットがありましたか？

小倉さま　すごく楽になりました。一枚一枚、領収書で管理していた時代は、経理を担当している人間が間違えることもあれば、タクシーを利用した社員が領収書を無くすこともありました。今は『GO BUSINESS』管理画面からダウンロードできるCSVで確認できるから、確実にミスを防ぐことができます。以前はチェックを何回も重ねていましたが、データでのチェックなら一度で十分な点もうれしいですよね。

改善してほしい点や、「こんな機能があったらいいな」と思うことがあれば教えてください。

小倉さま　タクシー乗務員とのコミュニケーション手段が今より強化されたらいいなと思います。 運転中だと反応しづらいなどの問題もあるとは思うのですが、たとえばタクシーが走っている車道とは反対側の歩道にいたとき、「自分が横断歩道を渡るからUターンせずにそこにいてください」などと気軽に伝えられたらすごく便利ですよね。通話機能として追加するのは難しいと思うので、、メッセージを送った際の確認状況がわかる機能でもいいです。現状は、「自分が横断歩道を渡りますから」って送っても伝わっているのかわからないから、そのまま待っているしかなくて、乗務員さんに対しても申し訳ないなあと思うので」

今後、『GO BUSINESS』をどのように活用していきたいですか？

小倉さま　現状使っているメンバーは引き続き同じように利用していくとして、ひとまずはIDを発行するメンバーを増やしていきたいです。ID発行者をグループ分けもできるとのことなので、管理も楽にできそうですし、タクシーを使う可能性がある社員には順次発行していけたらなと思っています。

『GO BUSINESS』をまだ導入していない企業に対して、『GO BUSINESS』を薦めたいと思われますか？

小倉さま　心底そう思います。弊社で主に『GO BUSINESS』を使っている7名の就業先の最寄り駅で周りを見渡すと、他の企業の方々はその場でタクシーをつかまえて乗車されているのですが、そのスタイルを続けている限り、経費精算の手間を削減することはできないし、いつでもすぐにタクシーがつかまるとは限らないので、余計なお世話ながら「早く導入すればいいのになあ……」といつも思っています。企業ごとに風土もあるので、なかなか難しい場合もあるかもしれないですが、『GO BUSINESS』を導入することで、すべての会社が業務効率を上げることができれば理想的ですよね。