24時間365日放送のテレビ通販現場で生じる"深夜移動"の裏側 ── タクシー精算を請求書払いで効率化

365日の生放送を支えるべく、スタッフは立替払い、出演者はタクシーチケットで深夜・早朝にタクシーを利用

『GO BUSINESS』導入以前は、タクシー利用に関してどんな課題を抱えていましたか？

水野さま「弊社はテレビを主体とした通販事業を展開していますが、深夜を除いて365日生放送しているため、スタッフや出演者は、その日のシフト・出演時間によっては電車やバスを利用できません。生放送の時間帯終了後にあがるケース、朝一の番組の準備で深夜にスタジオ入りするケースのいずれもこれに該当しタクシーを利用することになります。結果として立替払いが増え、領収書の枚数も多くなることがネックとなっていました。また、タクシーは各自が都度電話で呼んでいたのですが、深夜2時だとか早朝の時間帯だとつながりにくいですし、つながってもなかなかつかまらなくて乗車までに30分前後かかることもあり、そのためだけに早くから準備する必要があり負担となっていました。」

『GO BUSINESS』導入以前の、タクシー利用および精算の流れを教えてください。

水野さま「基本的には、必要なときに電話してタクシーを呼んで、降車時に領収書を発行してもらい、翌日以降の出社時、もしくは月一などでまとめて、立替精算の起票申請をしてもらっていました。申請時には領収書をスキャンし添付して、その後、原本を別紙に添付して提出する決まりでした。それらを部署内の申請担当で一度確認した後、経理に提出するという流れです。月に多い時で30件以上の申請があるのですが、申請書1枚につき5分～10分程度の確認時間がかかり、私のあとには上司の承認も必要で、その倍の時間を要していました。」

中村さま「経理では、申請部門から届いた申請書を確認して、領収書の原本到着後に金額や日付等を照合していくという流れでした。申請書の内容に記載漏れや間違いがあったり、領収書が不足している場合は一度差し戻し等の対応をいたします。その後問題がなければ経理承認及び振込手続きを進めます。この手続きも申請1件につき最低でも5分以上要していました。」

『GO BUSINESS』導入以前は、タクシーチケットの利用も多かったそうですね。

水野さま「タクシーチケットは基本的に出演者が使っていました。利用人数としては10名程度で、各自でシフトを確認して、その月に必要な枚数を申請するのですが、申請時には、利用日時などをエクセルに記入して提出して、OKが出たら管理チームからチケットを受け取るという流れでした。しかし、管理チームは請求書とタクシーチケット依頼申請書を照合し、請求書処理を行うのですが、照合にかなり時間がかかっていましたし、紛失のリスクがあることも問題となっていました。その上、コロナ渦には管理チームのメンバーの多くがリモートで働くようになり、受け渡しが難しくなりました。そのため、『GO BUSINESS』導入を機に、タクシーチケットを利用していた出演者も『GO BUSINESS』を活用することにしました。」

『GO BUSINESS』の導入によって立替申請の手間が減ったことで、スタッフが番組制作により集中できるようになった

『GO BUSINESS』導入を検討したきっかけは？

水野さま「あるとき、経費精算であがってきた立替の領収書のなかに、タクシーアプリ『GO』でダウンロードしたものがあったのですが、その領収書の下部に、『GO BUSINESS』なら請求書払いが可能である旨が記されていました。それを見て興味を持って調べたところ、タクシー利用に関する処理コストを大幅に削減することにつながると確信しました。たとえば、従来の領収書だと、乗車日時や乗車場所・降車場所などがわからないですが、『GO BUSINESS』ならこうした乗車データも可視化されるので、照合に無駄な時間がかからなくなります。それで、まずは中村さんに“こういうサービスがあるんですけどどう思いますか？”と相談を持ち掛けました。」

中村さま「話を聞いて、“経理の作業も効率的になるためぜひ導入を検討してほしい”と回答をしました。『GO BUSINESS』だと請求書払いも可能だということは知らなかったのですが、個人的に『GO』アプリを使っていてすごく便利だと感じていたので、利用者にとってもメリットが大きいだろうと思いました。」

水野さま「私のほうでも、申請者の負担を減らせることも大きなメリットだと感じていました。スタッフのタクシー利用者は40名ほどいるのですが、カメラマンや照明、スタジオフロア、プロデューサーなどの現場で働くスタッフが中心であるため、一人ひとりにデスクが用意されておらず共有のデスクを使っていて、パソコンも空いているときしか使えないため、立替申請作業がスムーズにいかないことも多々あったためです。それに、経費精算の負担を減らせば、そのぶん各自の業務に集中してもらえると考えました。」

『GO BUSINESS』を導入するにあたって不安なことはありませんでしたか？

水野さま「中村さんのように、個人的に『GO』アプリを使っているスタッフも多いので、プライベートの利用を間違えてビジネスとして精算したらどうすればいいんだろう？　という心配はありました。しかし、営業担当者に問い合わせたところ、利用した翌月10日までであれば請求書払いをプライベートでの支払いに切り替えられると聞いて、それなら問題ないなと安心できました。メールを遡ると、担当者には導入前からたくさん質問させていただいていますが、その都度、丁寧にご回答いただきありがたかったです。加えて、すごくわかりやすいマニュアルが用意されていることにも好感を持ちました。管理画面を操作するスタッフへの説明も、ほぼマニュアルを見てもらうだけで済みました。」

より便利に利用するために追加してほしい機能はありますか？

水野さま「本サービスに機能を追加してほしいというより、勤務シフトを管理しているシステムと連携できたら便利だなと思います。乗車データと自動照合されて、異常を感知したら、たとえばハイライトしてくれるようなイメージです。これが実現したら、勤務シフトと利用実績の付け合わせ作業が大幅に削減できそうです。」

経理部が経費精算に要していた工数が約80％削減された

アプリを利用している方からはどんな声が上がっていますか？

水野さま「タクシーに乗るたびに口頭で住所を伝える必要がなくなったことや、『GO』アプリの地図上でタクシーの現在地と到着目安時間を確認できることから、寒いなか外で待ち続けなくてよくなったこと、領収書の保管の手間がなくなったことなどをメリットだと感じているスタッフが多いです。」

最後に、管理者側からみて『GO BUSINESS』を導入してよかったことを教えてください。

水野さま「乗車データが可視化されたことで、立替精算などの照査にかかる工数を86%削減でき、スタッフ一人ひとりが自分の業務に集中できるようになったと思います。またタクシーチケットについても、一部を除いて『GO BUSINESS』に統一したことで、利用申請やチケットの受け渡し、利用後の申請内容との照合といった業務が不要となり、出演者、管理部門双方の負担を大きく減らすことができています。」

中村さま「経理部の作業として、個人の立替精算から部門での請求書払いに統一されたことで、経費精算にかかっていた工数が約80％削減されていますし、チェックする件数は約90％の削減、時間に換算すると月に1～2時間は短縮できています。加えて、差し戻しの件数が減ったことや、透明性が上がったことも大きなメリットだと考えられます。」

• 掲載内容は取材当時の情報です。