タクシー手配の課題をどう解決したか。マルホが実現した経費精算の効率化とガバナンス強化

コロナ禍による「タクシー手配の課題」

浦野様の現在の業務についてお聞かせください。また貴社では、どのようにタクシーを活用しているのでしょうか？

浦野さま　私は人事総務部にて、全社のリース車両や安全運転の管理、そして全国に展開する営業拠点のファシリティマネジメントを担当しています。全社員の車両利用の管理が私の担当業務の一つであり、その中にタクシー利用も含まれています。

当社では、主に営業部門を中心に全国に拠点を展開しており、その事業活動の中でタクシーを活用しています。

そうした中で、タクシーの手配に関してどのような課題がありましたか？

浦野さま　コロナ禍がきっかけで、タクシーの供給環境が変化し、特に複数台のタクシーを同時に手配する必要がある場面で、希望通りに確保できないケースが増えていきました。

現場の担当者からは、「流しのタクシーを捕まえるしかないが、現実的ではない」という声が上がっていました。

そして、タクシーアプリをうまく活用できないかという声が上がったことをきっかけに、サービス導入を検討するようになりました。

移動手段の確保が重要な課題だったのですね。『GO BUSINESS』を選んでいただいた決め手はどこにあったのでしょうか？

浦野さま　当社では都市部だけでなく地方でのタクシー利用も多く発生するため、全国のタクシー会社と連携し、幅広いエリアで利用できる『GO BUSINESS』は、そうしたニーズに最も適した選択肢でした。

『GO』アプリによるタクシー手配で現場の負担を大幅に軽減

『GO BUSINESS』を導入後、現場のオペレーションにはどのような変化がありましたか？

浦野さま　最も大きな変化は、タクシーの手配業務がシステム化されたことで現場の負担が劇的に軽減されたことです。

以前はタクシーを確保するために、タクシー会社に電話をかけたり、流しのタクシーを探したりと、手配に多くの手間と時間がかかっていました。

『GO BUSINESS』導入後は、アプリ上でタクシー手配を完結できるようになり、従来のように電話で手配したり、流しのタクシーを探したりする必要がなくなりました。

また、アプリ上で到着時間の確認やドライバーへの連絡が可能になったことで、精神的な余裕も生まれ、現場の負担軽減につながっています。

現場の担当者の方々からは、どのような声が届いていますか？

浦野さま　「慌ててタクシーを探さなくてよくなった」「当日、余裕をもって活動できるようになった」という声が最も多いです。

タクシー手配という付帯業務に忙殺されることなく、本来の業務に集中できる環境を整えられたことは、導入効果として非常に良かった点だと感じています。

経費精算のDX化で管理部門の業務時間を3分の1に短縮

経費精算の面では、何か変化はありましたか？

浦野さま　体感ですが、タクシーの経費精算にかかる時間が、従来の3分の1程度にまで短縮されました。これまで、タクシーはタクシーチケットを利用するのが基本で、案件ごとに必要な枚数を事前申請して発行してもらい、利用分は後日請求書で支払っていました。

経費精算の際には、誰が、いつ、どこで利用したチケットなのかを証明するため、紙の利用明細の確認が必要でした。タクシー利用後にはチケットの半券に用途を手書きで記載し、それを事務担当者が、一つひとつ精査していました。

しかし、現場対応に追われる中で、記録が漏れてしまうこともあり、確認作業が煩雑になっていました。

記録があったとしても、支店の事務担当者や本社の経理部門がチェックする際に記載の不備が見つかれば、何度も差し戻しが発生します。この確認作業に、相当な時間と労力がかかっていました。

手書きのメモをもとにした運用で、多くの手間が発生していたのですね。

浦野さま　その点、『GO BUSINESS』は乗車ごとに利用目的などを記録できる「乗車メモ」機能があります。当社は社内ルールとして、「どの項目に何を入力するか」の規定を作成しました。

導入当初は利用内容を細かく記録するルールを設けていましたが、現場の負担も考慮し、現在は勘定科目など必要な情報のみで承認できる形に運用を最適化しています。

これにより、利用時にルールに従って入力するだけで申請が完了します。後から手書きの記録を転記したり、どの案件の経費だったかと思い出したりする必要もありません。データとして利用履歴が正確に残るため、管理部門での突合作業も不要になりました。

利用履歴の“見える化”により、不適切利用の抑止と管理負担の軽減を実現

経費精算の効率化だけでなく、管理面での変化もあったのでしょうか？

浦野さま　ガバナンスの側面でも『GO BUSINESS』導入の効果を感じています。従来の紙ベースの運用では、利用日時や経路の正確な把握が難しく、利用実態を完全に把握しきれないケースもありました。

『GO BUSINESS』では利用日時や乗降車地、金額といった情報がすべてシステム上に記録されるため、利用内容を把握しやすくなり、結果として不適切な利用の抑止にもつながり、統制の観点でも大きな効果を感じています。

アナログな管理手法では、どうしても「このタクシー利用は正しいのか」と都度確認する必要がありましたが、その負担が軽減されたことで、管理する側の心理的な負担も和らいでいます。

また、副次的な効果として、コスト削減にもつながっています。『GO BUSINESS』は実際に利用した分にのみサービス利用料がかかる仕組みのため、無駄な経費を抑制できています。

利用拡大を見据え、さらなる機能拡充に期待

現場への導入はスムーズに進みましたか？ 何か工夫された点があれば教えてください。

浦野さま　いきなり全社展開するのではなく、段階を踏んで導入を進めました。最初に利用希望の声が上がった拠点でトライアル導入を行い、実際にタクシーを呼ぶところから経費精算までの一連のフローを検証しました。その中で出てきた課題について、注意点などをマニュアルに反映し、運用ルールを固めていったのです。

今後の活用についてはどのようにお考えですか？

浦野さま　将来的には、研究開発部門やコーポレート部門など、他部署も含めた全社での利用に拡大していきたいと考えています。例えば、研究開発部門が共同研究の相談で関係者を訪問する際や、採用チームが採用活動で教育機関を訪問する際など、営業部門以外にもタクシーを利用するシーンはあります。

そこでも、『GO BUSINESS』による効率的なタクシー利用を進めていきたいです。

全社展開を見据える上で、『GO BUSINESS』に期待することはありますか？

浦野さま　やはり、地方でのカバーエリアのさらなる拡大には期待したいです。当社では都市部だけでなく地方での利用も多いため、幅広いエリアで利用できる点は、サービスを比較検討する中でも重要なポイントでした。そうした背景もあり、『GO BUSINESS』を選択していますので、今後さらにカバーエリアが広がっていくことに期待しています。

また、一部では紙のタクシーチケットも利用しているため、そうした運用も含めてより一元的に管理できるようになれば、経費精算のさらなる効率化につながると感じています。

導入当初から、『GO BUSINESS』の機能改善のスピード感には心強さを感じています。ユーザーからの要望を吸い上げて、サービスをアップデートするのが非常に速い。これからも、私たちの事業を支える心強いパートナーとして、サービスのさらなる進化に期待しています。