月5時間の精算を「ゼロ」へ。上場企業のガバナンス強化と、役員の移動を支える『GO BUSINESS』

アナログ管理で発生していた「見えないコスト」

鎌田さまが所属する社長室の役割と、普段の業務内容についてお聞かせください。

鎌田さま　私は現在、ロゴスホールディングスの社長室に所属しています。主な業務は、代表の出張手配やスケジュール管理です。それに付随して、役員が同行する際の移動や宿泊の手配なども行っています。

現在、『GO BUSINESS』は役員3名と私たち社長室の社員2名の計5名で利用しています。役員は自身の移動においてタクシーを利用し、社長室ではゲスト様の送迎に伴う手配で活用しています。会社全体の重要な移動に関わる手配を、社長室で一括して担っている形です。

役員の皆様は、どのようなシーンで移動されることが多いのでしょうか？

鎌田さま　各拠点の巡回やモデルハウスの視察、そして出張先での移動が中心です。

当社は住宅事業を展開しているため、モデルハウスや施工現場が郊外に位置するケースが多くあります。そのため、最寄り駅から徒歩で20分以上かかるケースや、バスが1時間に1本しかないようなエリアも少なくありません。電車やバスだけでは移動に膨大な時間がかかってしまうため、タクシーの利用は不可欠でした。

以前は社用車での移動も行っていましたが、駐車場の確保に時間を要する点や、事故リスクの高さといった課題もあり、現在はタクシーを積極的に活用する形へと移行しています。

『GO BUSINESS』を導入する以前、タクシー利用の手配や管理はどのように行われていたのでしょうか？

鎌田さま　役員が各自で流しのタクシーを拾ったり、電話で呼んだりしていました。精算もその都度、現金や法人カード、タクシーチケットなどを利用しており、運用は各自に任されている状態でした。

その運用方法において、特に課題と感じていた点はありますか？

鎌田さま　大きく二つありました。

一つは、経費精算に関わる事務作業の煩雑さです。役員から提出される領収書を一枚一枚確認するのですが、移動が重なると確認作業に時間がかかったり、領収書そのものを紛失してしまったりするケースもありました。

また、インボイス制度が始まった直後は領収書にインボイス番号が記載されていないこともあり、その都度タクシー会社に問い合わせて確認するといった事務作業も発生していたのです。

こうした経費精算に月3〜5時間ほど費やしており、積み重なる事務作業が社員の心理的な負担となっていました。今回の効率化は、そうした付加価値の低い作業を削減し、社員が本来の専門性を発揮できる業務へシフトするための、人的資本の充実に向けた重要な一歩になったと感じています。

もう一つの課題は、会社としてのガバナンス強化です。紙のタクシーチケットや手書きの領収書による運用では、誰が、いつ、どの業務のために利用したのかを正確かつリアルタイムに把握することが困難でした。

今日にいたるまで、タクシーの不正利用は報告されていません。しかし企業の成長とともに、利用状況を透明化し、私的利用などのリスクを未然に防ぐ管理体制を整えることは急務であると感じていました。

決め手は「北海道でのシェア率」

『GO BUSINESS』の導入を検討するようになったきっかけや、導入の決め手になったポイントを教えてください。

鎌田さま　もともと、プライベートでタクシーアプリ『GO』を使っている役員や社員が何人かいたんです。会社利用の際も、個人でアプリを使ってタクシーを呼び、発行された領収書で精算するという方法で利用している者もいました。

それを見て、「これだけ個人で普及しているなら、法人向けのサービスもあるのではないか」と思い調べてみたのが最初のきっかけです。

事務作業を楽にするだけでなく、タクシーチケットの運用を廃止して完全ペーパーレス化を実現したいという強い思いがありました。社内業務をデジタル化して環境負荷を減らしていくことは、私たちが特定した重要課題の一つである「環境にやさしい社会の実現」に直結します。『GO BUSINESS』なら、その理念と実務を同時に前進させられると期待ができました。

サービスを選定するにあたり、他社のサービスとも比較検討しましたか？

鎌田さま　はい。いくつかのサービスを比較する中で、私たちが最も重視したのが、事業のメインエリアである北海道でのタクシー会社の提携率です。

役員の移動は北海道内が圧倒的に多いため、このエリアでスムーズに車両を確保できるかはサービス選定の生命線でした。肝心な時にタクシーが捕まらなければ意味がありませんから。

そして、『GO』アプリは北海道でのシェア率が圧倒的に高かった。それに加えて、『GO BUSINESS』の管理画面が直感的で使いやすそうだったこと、請求から支払いまでシステム上で完結できる手軽さも魅力に感じました。

得られたのは「生産性向上」と「安心感醸成」

実際に『GO BUSINESS』を導入して、管理業務にはどのような変化がありましたか？

鎌田さま　管理側の変化は本当に劇的でした。業務効率が格段に向上し、これまで毎月3時間から5時間かかっていた領収書の管理と経費精算の時間が、ほぼゼロになったのです。利用明細もCSVデータで簡単に出力できるので、こちらで別途帳簿を作成する必要もなくなりました。

役員に領収書を提出してもらうためのやり取りもなくなり、お互いにとって無駄なコミュニケーションが削減されたと感じています。

それは大きな変化ですね。利用者である役員の皆様からの反応はいかがですか？

鎌田さま　非常に好評です。特に、「見知らぬ土地や郊外でも、アプリで現在地を指定するだけで手配できるので非常に効率的だ」という声が多く挙がっています。これまでは、タクシーを呼ぶのに現在地の住所を検索するなど、さまざまな手間が発生していました。その必要がなくなったと、役員たちは喜んでいました。

タクシーを手配しやすくなったことで、移動時間をメールチェックや資料の確認など、次の業務の準備に充てられるようになったとも聞いています。タイトなスケジュールの合間を縫って移動する役員たちにとって、今や『GO BUSINESS』は欠かせない存在です。

また、これは個人的な話ではありますが、『GO BUSINESS』は精神的なストレスの軽減にもつながっています。

どういうことでしょうか？

鎌田さま　例えば、代表が出張先で飛行機の搭乗時間ギリギリに移動している時など、以前は「無事に空港に着いただろうか」と、やきもきしながら連絡を待つしかありませんでした。

今は『GO BUSINESS』の管理画面を見れば、タクシーが目的地に到着したかどうかがリアルタイムで分かります。乗降データが記録として残るので、「ああ、ちゃんとたどり着いているな」と確認できる。タクシー利用の見える化による安心感は、秘書業務を行う上で本当に心強いです。

『GO BUSINESS』がDX推進の起点に

『GO BUSINESS』の導入は、利用者の皆さまにさまざまな恩恵を与えられているのですね。

鎌田さま　それだけではありません。『GO BUSINESS』の導入の副次的な効果として、組織全体にポジティブな影響を与えている点も挙げられます。もしかすると、これが最も大きな成果だったかもしれません。

『GO BUSINESS』による精算処理のDX化は、単なる工数削減に留まりません。このバックオフィスでの成功体験は、グループ全体に「変化」を促す強力な起爆剤となりました。こうしたDXによって生み出される機動力こそが、既存の常識に縛られず「日本の家づくりをつくる。」という私たちの挑戦を支える、真の経営インフラになると確信しています。

具体的に、どのような変化や波及効果があったのでしょうか？

鎌田さま　今回の成功をきっかけに、社内で「他にもDX化できる既存システムはないか」という議論が活発になったのです。その結果、これまで一般のウェブサイトから手配していた航空券も、法人契約に切り替えることになりました。

結果、航空券の手配も請求書払いに一本化され、オンライン上で一元管理できるようになりました。一つのツール導入が、組織全体の業務改善意識を高める起爆剤になった。その波及効果は、私たちが当初想定していた以上のものでした。

移動の領域でDXが加速しているのですね。最後に、『GO BUSINESS』への評価や今後の期待についてお聞かせください。

鎌田さま　駅から離れた郊外の現場への移動が多いという、私たち住宅会社特有の課題。そして、アナログな管理体制に悩まされていた事務方の課題。この二つを同時に解消してくれた『GO BUSINESS』は、もはや代替のきかない「業務インフラ」だと考えています。

今後、地方エリアでの提携車両をさらに強化していただけるととても嬉しいです。役員の業務を止めない“動くオフィス”としての環境を、共に支え続けていただけることを期待しています。

• 掲載内容は取材当時の情報です。