「時間を買う」という選択。成長を続ける上場企業が実践する、タクシー活用とガバナンスの両立

タクシー移動は「時間への投資」

デジタルグリッドさまの、タクシーの利用シーンについてお聞かせください。

嶋田さま　私は取締役CFOという立場ですが、代表取締役社長の豊田 祐介や他の役員も、移動が非常に多いです。移動中にも会議が入ることが多く、社内では「移動中は会議を入れていい時間」という認識になっています（笑）。

電車の中では機密性の高い話はできませんから、必然的にタクシーを選んでいます。

都内での移動も、電車だと乗り換えがやや煩雑な場所へ行く際は、時間効率を考えてタクシーを選びます。急いでいる時や、会食の席へ向かう時なども同様です。

江頭さま　役員のカレンダーは常に予定が埋まっており、考える時間を確保することすら難しい。だからこそ、移動時間は会議や思索に集中できる環境を会社として提供したいと考えています。極端な話、すべての移動をタクシーにしてもいいとさえ思っているんです。

タクシーを利用するのは、私たちにとって「時間を買っている」という感覚だと言えます。彼らにしかできない判断や業務に、1分1秒でも長く時間を使ってもらう。そのための必要不可欠なツールだと捉えています。

皆さまの多忙さがよくわかるお話です。『GO BUSINESS』導入以前は、移動に関してどのような課題があったのでしょうか？

夏さま　経理担当としては、やはり役員のタクシー経費の精算業務に大きな課題を感じていました。以前は、役員一人ひとりが立て替えたタクシー代の領収書を、月末にまとめて提出してもらう形を取っていました。月に一度、私や先輩が嶋田や社長の豊田の席を回り、領収書を回収するのが恒例行事でした（笑）。

嶋田さま　月末が近づくと、財布やカバンに領収書がパンパンに溜まっているんです。それを一枚一枚整理して経理に渡すのですが、その時間を確保するのも大変な状況でした。時には領収書をもらい忘れたり、どこかへ紛失してしまったりすることもありました。

江頭さま　精算業務の非効率性は、役員にとっても経理担当者にとっても大きな負担となっていました。加えて、コーポレート部門としては「経費の見える化」も大きな課題でした。業務に必要な経費を、もっと正確に把握しておきたいと考えていました。

そんな時、嶋田から「タクシー車内の広告で『GO BUSINESS』というのを見たのだけど、これを導入しないか」と提案があったんです。役員と管理側、それぞれの課題を解決するツールだと思い、すぐに導入を決めました。

「ノールールでも成立する」乗車履歴の可視化が支えるガバナンス

『GO BUSINESS』は現在、どのようなルールで利用していますか？

江頭さま　まず、利用対象者は役職者以上に限定しました。これは非常にシンプルな理由で、導入を検討していた当時、日常的にタクシーを利用する必要があったのがほぼ役職者だけだったからです。

肝心な運用ルールですが、基本的に役員の利用に関しては“ノールール”としています。役員たちの時間を最大限有効活用してもらうことが導入の目的だったので、細かいルールで縛りたくなかったのです。

利便性を最優先しているのですね。ガバナンスの観点での懸念はありませんでしたか？

江頭さま　その点は、『GO BUSINESS』で利用状況が可視化できるため不安はありませんでした。

導入以前のタクシー利用は、誰が、いつ、どこへ移動していくらかかったのかが、領収書が提出されるまで分かりませんでした。

しかし『GO BUSINESS』は、それら全てのデータが管理画面でまとめて確認でき、リアルタイムに把握可能です。この「全て見えている」というのが、大きな安心材料になっています。

例えば、管理画面で利用日時と乗降地データが更新されたとします。その内容を社内で共有されている役員のカレンダーと照合すると、「この日は地方から来ていたお客様をホテルまで送迎したんだな」といった具合に、背景が大体推測できるんです。

嶋田さま　利用する側からしても、どこからどこまで乗ったかが正確に記録として残るのは、非常にありがたいです。経費精算の際に「この金額、どこから乗ったんだっけ……」と思い出す手間がなくなりましたから。

利便性の向上と管理の質の向上が、うまく両立しているのですね。

月40枚の領収書が1枚の請求書にまとまる快適さ

『GO BUSINESS』導入前後で、具体的な経理業務はどのように変わりましたか？

夏さま　導入前は、月に30枚から40枚ほどの領収書を一枚一枚チェックし、システムに入力していました。『GO BUSINESS』の導入によって、それが文字通りゼロになりました。役員の席まで催促に行くという時間も不要となり、精神的な負担が大きく減りました。

また、経費精算を以前の立て替え精算から会社への一括請求に変えたことで、業務プロセスも劇的にシンプルになりました。

現在は月に一度、コーポレート部の担当者が『GO BUSINESS』の管理画面から乗車履歴のデータをダウンロードします。そこで内容に不明な点がないかを確認し、問題がなければ経理に支払い申請が上がってきます。

私たち経理チームは、その申請に基づいて月1回の支払い処理を行うだけ。以前のように、数十枚の領収書と格闘していたのが、たった1枚の請求書に対する会計処理で完結するようになったんです。

それと、上場準備のタイミングには『GO BUSINESS』にとても助けられました。

どのような点で効果を感じられましたか？

夏さま　この時期は、監査法人から内部統制の強化を厳しく求められており、紙の領収書の管理は大きな課題でした。紛失のリスクはもちろん、印字がかすれて証憑として認められないといったケースは、絶対に避けなければなりません。

その点、『GO BUSINESS』では、全ての乗車履歴がデータとして正確に記録され、いつでも参照できます。証憑として非常に信頼性が高く、内部統制の観点からも大きな安心感があります。監査対応においても、自信を持って説明できる体制が整ったことは、当時を振り返っても本当に心強かったです。

利用者である嶋田様ご自身は、『GO BUSINESS』導入の変化をどのように感じていますか？

嶋田さま　タクシーを降りる際に、支払いそのものが不要になったのが非常にありがたいです。

アプリからタクシーを手配する際に『GO BUSINESS』のプロフィールを選択しておけば、事前に決済が完了するため、そのまま降りるだけ。流しのタクシーでも、「GO Pay」を利用して車内のQRコードを読み取るだけで同様に決済できるため、支払いの手間を意識することがありません。

移動中に電話会議をしていると、財布からカードを出したりする動作さえ煩わしいことがあるので、とても助かっています。

そして何より、月末の精算作業がなくなったことが本当に大きいです。生産性向上というと大げさに聞こえるかもしれませんが、細かなストレスや手間が積み重なれば、当然コア業務への集中の妨げとなります。『GO BUSINESS』は、そうした「見えないコスト」を解消してくれる重要なツールです。

会社の成長を加速させるツールとして寄せる期待

今後の『GO BUSINESS』利用の展望についてお聞かせください。

江頭さま　今後の展望としては、従業員へ利用範囲を拡大していくことを検討しています。会社のフェーズが変わり、今では役員以外でもお客様との会食や、深夜残業でタクシーが必要になるケースが増えてきました。

ただ、全社に展開するとなると、役員と同じ“ノールール”というわけにはいきません。無秩序な利用を防ぎ、公平性を担保するための新たなルール設計が必要になります。その点が、今まさにコーポレート部門として向き合っている課題です。

従業員への展開にあたり、『GO BUSINESS』に「こんな機能があれば」というご要望はありますか。

江頭さま　もし可能であれば、従業員のタクシー利用について、事前に把握できるような仕組みがあると非常に嬉しいです。

流しで乗るタクシーをリアルタイムで管理するのは難しいですが、アプリからの利用については、どういった目的で利用されるのかを事前に確認できると、管理側としての安心感が大きく変わります。

そうした機能があれば、利用範囲を広げる際の心理的なハードルも下がり、よりスムーズに全社展開を進められると思います。

アイデアをありがとうございます。より機能を充実させて、デジタルグリッドさまの成長を支援できればと思います。

江頭さま　デジタルグリッドにとって、『GO BUSINESS』は単なる経費精算ツールではありません。役員のパフォーマンスを最大化し、会社の意思決定スピードを落とさないための重要なビジネスインフラです。

私たちは、『GO BUSINESS』で「時間」という最も貴重な経営資源を買っていると捉えています。今後の進化にも、期待しています！

• 掲載内容は取材当時の情報です。