経理・総務・現場社員——“三方良し”の業務効率化と社内の DX の推進を実現！

面倒で膨大な時間がかかるタクシーチケットや領収書の処理業務を『JapanTaxiBUSINESS』の導入によって改善し社内全体の業務効率化を実現した、エヌ・ティ・ティ・ビズリンク株式会社。『JapanTaxi BUSINESS』で社内の DX も推進できたという同社の取り組みやサービスがもたらした効果について、経営企画部総務担当課長・塚本さま（写真左）、同部総務担当主査・関口さま（写真右）にお話を伺いました。

注）2021 年秋頃、『JapanTaxi BUSINESS』は『GO BUSINESS』に移行します（本文中は『JapanTaxi BUSINESS』で統一します）。

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課題

日本全体に DX の波が押し寄せたことも受け、自社の DX を推進する必要性を感じていた
タクシーチケットや領収書の処理業務に労力がかかっており、課題感を持っていた。

実施策

GO BUSINESS導入による、タクシー料金の経費処理にかかる人の稼働を削減

効果

総務や経理、現場の社員を含む社内全体の業務効率化が実現。
リモートワーク下でもスムーズに管理業務が遂行できるようになった。

DX の推進と負担が大きい管理業務・手続きの改善を『JapanTaxi BUSINESS』で改善

『JapanTaxi BUSINESS』を導入した背景を、教えてください。

塚本さま　導入前、コロナ禍もあって、社内で DX（デジタルトランスフォーメーション）促進の議論が進んでいました。その中で、総務・経理としては、DX でタクシー料金の経費処理にかかる人の稼働を削減したいと考えていたんです。

「人の稼働」とは、具体的にどのような内容ですか？

関口さま　タクシーチケットの払い出しや領収書の受領、乗車料金の精算といった管理業務・手続き全般にかかる稼働です。その他には、定期的に実施している経費の監査も含まれますね。

弊社では、社員が出張などでタクシーを利用する際、主にタクシーチケットを利用していました。事前に払い出したタクシーチケットを社員に渡し、乗車後に毎回領収書を受領していたんです。タクシーチケットや領収書といった紙による管理業務・手続きは、総務・経理はもちろん、現場の社員にとっても負担が大きかったんですよね。

塚本さま　タクシーチケットが使えない地方への出張は立て替え払いで対応していたのですが、その精算にも当然、労力がかかります。3～4 社のタクシー会社から送られてくる請求書を処理するのはかなり煩雑（はんざつ）で、多くの時間を割いていました。

関口さま　そこで私たちが出会ったのが、紙での管理業務が一切不要になる
『JapanTaxiBUSINESS』だったんです。総務・経理はもちろん、現場の社員にもメリットの大きいサービスだと考え、導入を決めました。

DX 『JapanTaxi BUSINESS』を選んだ 2 つの“決め手”と社員アンケートで評価された利便性の高さ

『JapanTaxi BUSINESS』を導入した背景を、教えてください。

塚本さま　2 つあります。1 つは全国展開していること、もう 1 つは配車予約ができることです。弊社が『JapanTaxi BUSINESS』を導入したのは 1 年ほど前ですが、当時この 2 つを満たしているサービスは他に見当たりませんでした。

弊社は全国にデータセンターがあるため、出張先は全国にわたります。データセンターには、公共交通機関でアクセスしづらい立地もあるので、首都圏のみのサービスでは利便性に欠ける事情がありました。また、地方によってはタクシーが少ない場所もあり、配車予約は必要不可欠な機能でしたね。

実際に『JapanTaxi BUSINESS』を利用された社員の皆さまからは、どのような感想が届いていますか？

関口さま　実際に利用している社員の声を聞いてみると、「利便性の高さ」を評価する声が多いです。特に好評なのは、地図上で乗車地・降車地を指定できる機能ですね。慣れない土地でも迷うことなくスマホで簡単に配車できるのは、非常に便利だと思います。

塚本さま　乗車料金を立て替える機会が減ったのは、大きなメリットですね。極端な例ですが、出張で全国を飛び回っている社員が、月に数万円を立て替えているケースもありましたから。

計画どおりに実現できた管理業務の改善と予期せぬ効果

当初計画していた総務・経理の方々の管理業務の改善は、実現できましたか？

関口さま　計画どおり大きく改善できましたし、「DX が実現できた」といっても過言ではありません。タクシーチケットや領収書の数が減り、監査を担当している課長から「『JapanTaxi BUSINESS』を導入したことによる効果は絶大」という言葉が聞こえてきたほどです。経費の監査も、乗車履歴を一括で送ってもらえるので、従来よりも少ない労力で済ませられるようになりました。

塚本さま　想定していなかった副産物的な効果として、「新型コロナウイルスの感染予防」があげられます。紙でのやり取り——つまり非対面の機会が増えたので、原則出社禁止のリモートワーク下でもスムーズに管理業務がこなせようになりましたね。

一方で、これは『JapanTaxi BUSINESS』とは関係のない話題ですが、お互いを知るための雑談が減ったり、対面で仕事の相談をする機会が減ったり……というリモートワークならではの問題も生まれているので、それは『JapanTaxi BUSINESS』の導入によって生み出せた時間で解決していきたいですね。